La crisis sanitaria ha generado profundos cambios en la sociedad, y uno de los más notorios es el trabajo remoto, una tendencia que aunque ya se manifestaba en el entorno empresarial, fue adoptada de forma acelerada para mantener la continuidad operativa y proteger la salud de los trabajadores.
Tal ha sido el impacto del también llamado home office a la hora de optimizar procesos de trabajo, que 75% de las organizaciones planean mantener esta modalidad luego de que pase la pandemia, según un estudio realizado por la compañía de recursos humanos Randstad.
Sin embargo, esta modalidad ha puesto nuevos desafíos para las organizaciones, como optimizar los procesos a distancia, algo en lo que un software de gestión documental puede ayudar considerablemente.
Pero ¿qué es un software de gestión documental?
Básicamente, se trata de un repositorio central en el que se administran todos los documentos de tu empresa, facilitando el trabajo colaborativo además de optimizar procesos de trabajo a nivel macro.
Esta solución digital permite a las organizaciones tener un mejor control del flujo de archivos y documentos, facilitando el desarrollo de las labores cotidianas. De hecho, para casi un 90% de los trabajadores de oficina es indispensable contar con una plataforma unificada y confiable para la gestión documental.
Especialmente en un contexto como el actual, en el que el home office constituye la principal modalidad de trabajo, un software de gestión documental brinda grandes beneficios para las empresas:
1. Agilidad en los procesos
Más allá de saber qué es un software de gestión documental, es importante entender el impacto que tiene para el cotidiano organizacional, agilizando los procesos al mantener -en un solo lugar- todos los archivos y documentos de importancia para la empresa.
Así, los miembros de una compañía pueden acceder de manera ordenada, rápida y segura a todos los documentos que necesiten, algo clave considerando el rol que tiene el trabajo a distancia en la actualidad.
2. Mayor orden y seguridad, menos pérdida de documentos
Cuando trabajas con documentos en formato físico puedes llegar a perder mucho tiempo buscándolos, pues es necesario revisar múltiples carpetas o archivadores. Además, siempre existe la posibilidad de que se dañen o extravíen, mismo riesgo que existe al resguardar el material en discos duros o equipos específicos.
Gracias a un gestor documental esto no ocurre, pues el material se aloja en una plataforma con altos estándares de seguridad y que permite establecer diversos permisos de acceso, brindando un mayor orden a los documentos.
3. Facilita el trabajo colaborativo
Las tareas colaborativas pueden ser bastante complejas si los trabajadores se desempeñan a distancia. Sin embargo, con un gestor documental esto ya no es un problema.
Gracias a la posibilidad de acceder a diversos documentos con solo unos clics, los colaboradores pueden agilizar sus tareas cotidianas y trabajar en equipo de manera ordenada, evitando duplicidad de tareas o errores.
e-certchile: optimizando el trabajo remoto
Gracias a e-certchile, compañía experta en certificación electrónica y soluciones digitales, las empresas pueden acceder a un gestor documental robusto, fácil de usar y altamente confiable.
Con el gestor documental de e-certchile es posible optimizar al máximo el trabajo remoto, brindando agilidad y seguridad a los procesos cotidianos, incrementando la productividad y el acceso a material de valor.
Mejora el flujo de documentos y la seguridad del material con el gestor documental de e-certchile, una solución diseñada especialmente pensando en la transformación digital de las empresas, sentando las bases para un mejor rendimiento en tiempos de pandemia, sobre todo considerando la importancia de fortalecer los procesos remotos.
