Estás trabajando y necesitas revisar ese documento tan importante para corroborar un dato. El tiempo corre, sigues revisando papeles, carpetas, incluso cajas, pero no encuentras lo que tanto necesitas. En ese momento te preguntas si existe una manera más rápida de encontrar esa información, y sí la hay: lo único que necesitas es implementar un gestor de documentos digitales.
¿Te suena familiar este concepto? Pues sigue leyendo y descubre de qué se trata, cuáles son sus funciones, cómo te ayudará a optimizar procesos, ahorrar tiempo y, además, por qué cambiará de forma positiva el impacto ambiental de tu empresa.
Descubre qué es un gestor documental y sus principales funciones
Imagínalo como un repositorio central en donde se encuentran todos los documentos de tu empresa, pero en formato digital. ¡Una oficina sin papeles! Esta digitalización de documentos facilita el acceso a cualquier tipo de archivo desde distintos dispositivos, pudiendo gestionar diferentes permisos de acceso según jerarquías.
Es importante resaltar la reacción en cadena que genera un gestor de documentos digitales: al ahorrar hasta el 70% del tiempo en búsqueda de documentos, aumenta la productividad de tu equipo y es posible optimizar diversos procesos cotidianos gracias a funcionalidades como:
- Ahorro de espacio, tiempo y recursos de impresión/copias.
- Mayor seguridad: olvídate de cajas y archivadores y cámbialos por claves de acceso. Esto le permitirá a tu equipo reducir el riesgo de pérdida de información.
- Evita que los documentos se deterioren, pierdan o rompan. Todo estará seguro en la nube.
- Podrás compartir la información que desees en tiempo real con tu equipo y también con tus clientes.
- Reducirás el impacto ambiental de tu empresa al eliminar el uso del papel. Esto, no solo por la tala de árboles, sino por lo contaminante que es el proceso de fabricación de este material.
¿Por qué deberías implementar uno en tu empresa?
Ya sabes qué hace un gestor documental, pero ¿de qué manera puede ayudar a mejorar el funcionamiento de tu negocio?
Existen diferentes problemas que una empresa puede correr si la gestión de documentos no es adecuada, y la digitalización de documentos constituye la respuesta a algunos de los más comunes:
Archivos extraviados: ¡la pesadilla de cualquier trabajador!
Incluso si se trata de archivos digitales, los documentos suelen guardarse en carpetas dentro de las computadoras de cada empleado, se almacenan en un disco duro externo o se mantienen poco tiempo en enlaces de descarga. Con un gestor de documentos digitales, tendrás todo en un servidor.
Confidencialidad y riesgos de seguridad
Olvídate del sello de “clasificado” o del miedo a copiar a la persona equivocada en el correo. Con un gestor documental podrás gestionar accesos y permisos específicos según el departamento y, además, generar copias de seguridad.
Confusión de versiones entre archivos
El gestor de documentos digitales se encargará de estructurar todo de forma ordenada, permitiendo una mejor visualización del material. Con ello, es posible evitar duplicados o versiones erróneas, mejorando el acceso a la información.
Trabas en la atención a clientes, proveedores y/o trabajadores
No más demoras en enviar órdenes de pago, contratos o facturas. Con la digitalización, tu empresa destacará por su rápida respuesta externa e interna gracias a un excelente flujo de documentos.
Coordinación deficiente en el teletrabajo
Si tu empresa se unió a las filas del home office, lo que hace un gestor documental significará una gran mejora en la tarea de optimizar los procesos a distancia y el trabajo grupal.
Esto se debe a que este tipo de soluciones facilitan el acceso a material de importancia desde cualquier dispositivo, optimizando los procesos colaborativos en un contexto como el actual, en el que el trabajo remoto es indispensable para que las empresas puedan mantener su continuidad operativa sin arriesgar la salud de sus colaboradores.
Ahora que ya conoces qué es un gestor documental y sus principales funciones, en e-certchile encontrarás una solución robusta, intuitiva y con el respaldo de una compañía experta. Podrás administrar documentos y plantillas, tendrás almacenamiento estructurado y una búsqueda inteligente. Además, está integrado con los diferentes tipos de firmas electrónicas.
Con e-certchile, optimiza desde ya el flujo de documentos en tu empresa y prepárate para responder a las exigencias de un mercado cada vez más digitalizado.
