Si has estado pensando en implementar un gestor documental en tu negocio, debes saber que este tipo de software ofrece múltiples beneficios a empresas de todos los tamaños y sectores.
En esta nota, conocerás más acerca de sus ventajas y cómo funciona esta herramienta.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Es un software que permite capturar, almacenar, indexar y organizar documentos electrónicos. Está diseñado para ayudarte a gestionar toda la documentación de la empresa, de forma que sea fácil de encontrar y compartir con otras personas.
De esta manera, puedes centralizar información electrónica, como contratos laborales o de arrendamiento, facturas, solicitudes de vacaciones, liquidaciones, entre otros.
En conjunto con la Firma Electrónica, un gestor documental es todavía más útil: puedes preparar un contrato que necesita ser firmado, enviarlo electrónicamente, recibirlo de vuelta con la firma digital del destinatario y almacenar el documento de forma segura en tu sistema de gestión, siempre disponible para consultas o trámites adicionales.
3 beneficios de un gestor documental para empresas
El sistema de gestión documental es conveniente para todos, porque no hace falta rebuscar documentos en archivadores o retrasar trámites importantes, además de que su uso reduce la dependencia de papel.
Así, puedes ahorrar tiempo y dinero, mientras que promueves el cuidado del medioambiente. A continuación, sus ventajas con mayor detalle:
1. Reducción del uso de papel
Muchas empresas envían docenas o cientos de papeles de un lado a otro cada día.
Este elemento puede ser caro, sobre todo si se paga por imprimirlo o se almacena en archivadores. De hecho, los precios del papel han alcanzado un récord mundial durante 2022.
Sumado a lo anterior, la papelería tiene una vida útil limitada, sin mencionar que es difícil conservarla en buen estado: incluso una gota de agua puede borrar o alterar información confidencial.
Por ello, disminuir el uso de papel es una forma de mejorar la seguridad y consistencia de las operaciones, anticipándote a imprevistos.
2. Reducción del espacio de almacenamiento
Si tienes una oficina llena de archivadores, es muy probable que conozcas las desventajas del exceso de papelería.
Una vez que tu empresa cambie a los documentos electrónicos, ya no serán necesarios todos esos archivadores ni tendrás que preocuparte por mantener cientos de papeles en orden, lo que disminuye la necesidad de espacio y evita distracciones innecesarias para tu equipo.
3. Es más fácil acceder a los documentos
Cuando una empresa funciona con sistemas basados en papel, mantener el control de todo ese papeleo es la única manera de garantizar altos niveles de productividad. Sin embargo, es casi imposible lograrlo sin algún tipo de sistema de indexación, lo que requiere que varias personas trabajen juntas en todo momento.
Con un sistema de gestión de documentos, es mucho más fácil para los colaboradores encontrar lo que necesitan de forma rápida y eficiente desde su computador o teléfono.
No hace falta escalar la solicitud a alguien para consultar un archivo, sino que puedes establecer permisos de acceso a todas las personas que sea necesario para agilizar los procesos del negocio.
Mejora la eficiencia de tu negocio
Mediante un gestor documental para empresas, puedes liberar a tu equipo de tareas repetitivas, tediosas y que entorpecen la productividad. e-certchile te ayuda en el proceso de implementar un sistema de gestión para tus documentos electrónicos, que además se integra fácilmente con la firma digital.
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