La Firma Electrónica es clave en el universo empresarial de hoy en día. Los documentos firmados electrónicamente simplifican el flujo de trabajo, lo que conduce a procesos de gestión más eficientes.
La Firma Digital permite verificar la identidad de los participantes en un trámite, mejorando la seguridad en los procesos de la empresa. Sin embargo, hay momentos en los que es útil llevar un registro de la fecha y hora en que fue suscrito un documento, para lo cual es necesario acudir a otra herramienta: el sellado del tiempo.
El sello de tiempo sirve para demostrar cuándo se suscribió un documento, aportando más tranquilidad a los firmantes. En este artículo, conocerás en qué consiste el sellado y los beneficios que ofrece.
¿Qué es el sellado del tiempo en una Firma Electrónica?
El sello de tiempo se utiliza para registrar la fecha y hora exacta en que fue firmado un documento. El formato se calibra a 1 segundo del tiempo universal coordinado (UTC), y contiene un número de serie único que permite identificar cada sello de manera individual.
Las normas que rigen el sellado tiempo son la RFC 3628 y la RFC 3161. La primera determina las condiciones para utilizar Certificadoras de Sello de Tiempo (TSA), mientras que la segunda establece el proceso para la codificación de datos.
Aunque la Firma Digital es un mecanismo infalsificable que ya otorga, de por sí, mucha seguridad a los procesos empresariales, el sello de tiempo es importante, porque permite avalar el momento en que se firmó un documento. Esta información se puede presentar después a terceros, de esta manera, es posible saber cuándo se suscribió un contrato, la fecha de contratación de un servicio o el día en que se completó una transacción.
Ventajas del sellado de tiempo
1. Evidencia el intercambio de información
El sellado de tiempo puede utilizarse para demostrar la recepción de un documento y dar cuenta de que existió intercambio de información entre dos o más personas.
Por ejemplo, al remitir un contrato firmado y registrar el momento exacto de la firma, es fácil consultar este registro más adelante en caso de que sea necesario brindar evidencia de las comunicaciones.
2. Es garantía de autenticidad
Un sello de tiempo permite probar que una persona tenía acceso a la Firma Digital en una fecha y hora determinada. A su vez, demuestra la vigencia firma electrónica y puede servir para comparar un acuerdo o contrato recién firmado con una versión anterior.
De esta manera, se puede saber cuándo tiempo pasó entre la firma de ambos documentos.
3. Mejora la confianza en la empresa
Hay muchas formas en que el sellado de tiempo puede aumentar la confianza en las Firmas Electrónicas de una empresa:
- Demuestra que un documento se firmó en una fecha y hora determinada, por lo tanto, puede servir como prueba ante un tribunal.
- Brinda constancia de que un trabajador o representante de la empresa firmó (o no) un documento concreto.
- Evidencia que el mismo documento no había sido firmado antes.
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La Firma Digital se ha convertido en un instrumento indispensable para contar con procesos más eficientes en el ámbito empresarial. El sello de tiempo es un complemento que extiende su seguridad, permitiendo comprobar la vigencia firma electrónica y su buen uso.
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