La firma electrónica para empresas y otras tantas herramientas digitales se han convertido en la mejor solución para optimizar los costos y la eficiencia de los flujos de trabajo. Sin duda, esto es de carácter estratégico en el mercado actual, caracterizado por ser altamente dinámico, competitivo y digitalizado.
Al respecto, las soluciones digitales pueden generar importantes beneficios en relación con los flujos de trabajo:
Agilización de procesos y reducción de los tiempos de gestión
El objetivo principal de las soluciones digitales es simplificar o automatizar los procesos asociados a un área determinada: documental, logística, ventas, recursos humanos, etc. En ese sentido, los esfuerzos y tiempo invertidos en cada tarea son menores que cuando los ejecutas a mano.
En el caso específico de la firma electrónica y la gestión documental, es posible eliminar los cuellos de botella -como el firmado manual- de los flujos de trabajo, así como de todas las etapas del ciclo de vida de un documento: creación, almacenamiento, categorización, etiquetado de metadatos, intercambio, revisión, archivo, etc.
Según estimaciones, con la firma electrónica tardas solo 37 minutos para obtener un documento firmado, mucho menos que los 5 días promedio que dura el proceso con rúbrica escrita.
Considera que el proceso tradicional implica la impresión del documento, la programación de una cita o el envío por correo físico para la firma de las partes, además del retorno a las oficinas para la debida sistematización y archivo. Mientras que con la firma electrónica para empresas solo envías la documentación por email y, en cuestión de segundos, ya está lista para la rúbrica online.
Ahorro de costos
La sola reducción de tiempos en el flujo de trabajo ya supone un ahorro importante de costos, medido en horas de trabajo. A ello, hay que sumarle el beneficio económico que suponen la firma electrónica y la gestión digital de documentos.
La eliminación del uso de papel en la gestión de los documentos, por ejemplo, ahorra una buena suma de dinero si consideras que las empresas invierten hasta el 3% de sus ganancias en papel y labores de archivo. Eso, sin considerar el valor de la tinta, del envío para firma y posterior recibo.
Se estima que el ahorro de costos total de las empresas que migran a aplicaciones de firma electrónica oscila entre 55% y 78.62%, teniendo en cuenta los gastos de material, administración, envío y suscripción.
Reducción de errores en el flujo de trabajo
Al automatizar o simplificar los procesos evitas la pérdida de documentos y errores comunes en la gestión manual, como los documentos duplicados, las firmas erradas, archivo no sistematizado, etc.
Esto es muy importante a la hora de hablar de ahorro de costos, porque evita la repetición de procesos y los problemas derivados de ello, como la extensión de los tiempos previstos para la firma de documentos estratégicos (como contratos con clientes o proveedores).
La firma electrónica, la gestión documental y las soluciones digitales en general, te permiten trabajar de forma más ordenada, facilitando el acceso a la información y optimizando la toma de decisiones estratégicas.
Todo lo anterior deriva en mayores índices de productividad, menores cargas de trabajo y, por ende, en más rentabilidad para el negocio. En e-certchile, compañía líder en certificación electrónica, encontrarás todas las soluciones digitales que tu empresa necesita para optimizar sus operaciones cotidianas.
