La gestión de los documentos en formato digital brinda a las empresas la posibilidad de optimizar costos, facilitar el acceso a datos y tener un mejor orden. Eso, sin olvidar el impacto medioambiental que genera la industria del papel.
En ese sentido, se estima que las empresas invierten hasta el 3% de sus ganancias en papel, desde el material mismo hasta las labores de archivo. En Chile, las compañías gastan más de 16 millones de pesos anuales para completar un sistema de archivo de 4 cajas, dando cuenta de los costos que supone el uso de papel.
La industria del papel conlleva riesgos importantes para el medioambiente, los cuales van desde la deforestación de zonas rurales y urbanas hasta la emisión de gases como el dióxido de carbono, que acelera el cambio climático.
Por eso, la gestión de documentos digitales representa una solución clave para amortiguar el impacto medioambiental generado por el uso de papel, facilitando el registro, almacenamiento y circulación de los archivos en línea sin la necesidad de impresiones.
¿Cómo optimizar la gestión de los documentos?
Cuando se trata de gestión documental, los recursos digitales existentes en el mercado permiten a las organizaciones optimizar sus flujos de trabajo, disminuir costos asociados al papel y agilizar los procesos, entre otros beneficios.
En línea con lo anterior, algunas de las herramientas de mayor utilidad son:
Custodia digital
Se trata de una solución que brinda almacenamiento seguro de datos, archivos y documentos digitales. De esta manera, es posible garantizar la integridad del material y de su valor probatorio.
Gracias a Custodia Digital, también se eliminan costos asociados a archivo en formato físico, lo que permite un menor impacto medioambiental y una mayor agilidad en los procesos cotidianos, pues ya no tendrás que buscar entre cajas durante horas para dar con el documento que necesitas.
Integración de servicios de firma
La firma electrónica constituye una herramienta clave en la tarea de optimizar procesos cotidianos, agilizar operaciones y eliminar el papel, ahorrando costos y aumentando la productividad.
En ese sentido, al integrar la firma electrónica en las plataformas internas es posible mejorar la experiencia del cliente al facilitar la firma de diversos documentos desde -por ejemplo- el sitio web de la empresa. En otras palabras, se evita que la persona deba acudir a servicios externos para cerrar un contrato.
ePAC con firma electrónica avanzada
Servicio destinado a empresas para que sus clientes puedan adherirse a pagos de cuentas automáticos con Firma Electrónica Avanzada. De esta forma, las organizaciones pueden brindar a sus clientes la posibilidad de automatizar sus obligaciones financieras, desde el pago de servicios básicos hasta aquellos asociados a seguros, fondos mutuos, mensualidades, etc.
Gestor Documental
Solución enfocada a optimizar el flujo de documentos dentro de las organizaciones, pudiendo realizar seguimientos, automatizar procesos y configurar atribuciones para los diferentes perfiles de usuario. Además, está integrado con firma electrónica, incrementando la seguridad de los procesos.
e-certchile: a la vanguardia en certificación electrónica
Entendiendo la importancia de los recursos digitales para el entorno empresarial -especialmente en un contexto de crisis sanitaria y distanciamiento social, como el actual-, e-certchile cuenta con un amplio catálogo de soluciones enfocadas en optimizar y resguardar procesos a distancia.
La gestión de los documentos electrónica supone una alternativa ideal para la reducción de costos económicos y ambientales asociados al papel en los procesos cotidianos. En e-certchile, encontrarás soluciones claves para los procesos empresariales, desde facturación electrónica hasta diversas opciones de firma electrónica, incrementando la eficiencia organizacional.
