La digitalización de documentos para empresas es una tendencia que va más allá de poder aprovechar la tecnología a favor del crecimiento empresarial, siendo clave para disminuir la explotación de recursos naturales y la emisión de residuos.
A continuación, verás cómo modernizar tu empresa con este y otros servicios digitales, como la firma electrónica, para un enfoque más innovador y sostenible.
Impacto del papel en el medioambiente
Si bien es cierto que el papel ha sido un elemento esencial en la gestión de los documentos empresariales, el impacto que ello ha causado en el planeta es innegable, la cual va desde la contaminación generada para producir el producto hasta la tala de árboles. Eso, sin considerar la basura generada cuando los documentos ya no sirven.
Atendiendo a ello, las empresas modernas han comprendido la importancia de eliminar el papel de sus procesos, una tarea que se puede cumplir con ayuda de una plataforma de gestión documental.
Así, es posible adoptar un enfoque más sustentable y eficiente pues, al eliminar el consumo de papel, también dejas de ser parte de los daños que esta industria genera al planeta, como la emisión de gases que aceleran el cambio climático.
Beneficios de digitalizar documentos
Aparte de evitar perjudicar al medio ambiente, la digitalización de documentos para empresas te permite innovar y simplificar los procesos internos y externos de tu negocio. Asimismo, te ofrece las siguientes ventajas:
Seguridad y durabilidad
La gestión documental involucra archivos como formularios, reportes y facturas, entre otros. Al tenerlos en papel, existe el riesgo de pérdida o daño, y la recuperación no siempre es posible. Al digitalizar documentos, evitas este problema.
Agilizar procesos
La digitalización también permite que los procesos de almacenamiento, organización y actualización de archivos sean más rápidos e incluso automatizados. Esto, además de ser más cómodo para las personas encargadas de dicha labor, puede aumentar la productividad de tu empresa.
Reducir gastos
De acuerdo con Data Scope, una empresa promedio de 8 empleados pierde alrededor de $6.250.000 pesos al año en horas hombre en tan solo almacenar documentos en papel. Pero la gestión de los documentos impresos implica más que eso, también tienes la adquisición del papel, las impresiones y el procesamiento de los archivos.
Por ende, si implementas la digitalización, obtendrías una notoria disminución de gastos.
Integración con firma electrónica de empresa
La firma electrónica es un práctico recurso digital que te permite firmar diversos documentos desde cualquier lugar.
Gracias a sus características únicas de certificación, identificación y, en algunos casos, encriptación, la firma electrónica de empresa te permitirá evitar posibles fraudes, falsificaciones o suplantación de identidad.
Integración móvil
Otro de los beneficios de digitalizar documentos es aprovechar el uso de los dispositivos móviles, que ya son prácticamente parte de la vida diaria. Poder realizar procedimientos empresariales específicos a través de estos dispositivos te permitirá una mayor accesibilidad y efectividad al tratar con clientes.
En un mercado cada vez más competitivo y digitalizado, optimizar la gestión de documentos es determinante para incrementar la productividad y tener un mejor flujo de información. Atendiendo a ello, en e-certchile encontrarás el servicio de Gestión Documental que estabas buscando.
Se trata de una solución -parte del catálogo Empresa Digital- que te permitirá optimizar tus flujos documentales gracias a la digitalización, dotándolos de mayor agilidad y seguridad, pues se integra con el servicio de firma electrónica.
