Cuando se trata de procesar archivos en la era del almacenamiento virtual, la digitalización y gestión documental son dos conceptos clave que es necesario conocer.
De hecho, según un estudio de Adobe, “el 72% de los líderes empresariales y de TI creen que los documentos digitales mantienen la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables”.
Pero, aunque van de la mano, no son lo mismo: digitalizar un documento es el primer paso para poder almacenarlo en la nube y, más adelante, tener la posibilidad de gestionarlo en formato electrónico.
En conjunto, ambas actividades son fundamentales para lograr procesos más eficientes en cualquier empresa, sin importar su tamaño o industria, ya que permiten reducir costos, ahorrar tiempo y prescindir de espacio físico.
Ahora bien, para poner en práctica la digitalización y gestión de manera exitosa, primero hay que entender lo que involucran y cómo se diferencian.
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es una tarea que transforma el papel físico en información digital. Para ello, se utilizan programas de digitalización que permiten extraer el contenido de la documentación física y almacenarlo en un formato digital.
Hay en día, los avances tecnológicos están impulsando a las empresas a digitalizar sus documentos para agilizar las operaciones y mantener la competitividad. De hecho, se trata de un paso crítico en el camino hacia la transformación digital y aporta grandes beneficios a las organizaciones, como:
- Acceso a la información desde cualquier dispositivo.
- Preservación de los datos, pues no hay deterioro de los documentos como ocurre con la documentación física.
- Ahorro en costes (no es necesario imprimir).
- Contribuye al cuidado del medioambiente.
¿Qué es la gestión documental?
Por su parte, la gestión de documentos es el proceso de almacenar, controlar y darle seguimiento al flujo de documentos electrónicos de una organización. Esto facilita el acceso a información de manera remota, aportando a las empresas beneficios como:
- Accesibilidad, gracias a que la información está disponible a través de un sistema de gestión centralizado.
- Liberación de espacio, pues no se mantienen archivos físicos.
- Seguridad de los datos.
- Fácil administración de permisos para establecer quiénes pueden acceder a la documentación.
Cabe mencionar que, en esta etapa, no es necesario el uso de programas de digitalización, pues la documentación de la empresa ya se encuentra disponible en formato electrónico.
Moderniza tu gestión de documentos con ecert
Al igual que muchas empresas, es probable que tu organización maneje un alto volumen de documentos que se encuentran archivados en formato físico o bien de manera digital, pero en desorden. Esto perjudica la productividad de tu equipo, pues es necesario invertir más tiempo en encontrar los documentos que necesitan, además de que existe el riesgo de que se dañen o pierdan.
La digitalización y gestión de documentos soluciona estos problemas al centralizar toda la documentación de tu empresa en una sola plataforma. Como resultado, se logra una mayor eficiencia en los procesos y, adicionalmente, esto permite lograr más control sobre el material, pues es posible configurar permisos de acceso y saber quiénes han hecho cambios en un documento específico.
Ahora que conoces los beneficios e importancia de modernizar tu gestión de documentos, te invitamos a conocer el servicio de gestor documental de ecert y dar el siguiente paso en la digitalización de tu empresa.
