En líneas generales, la custodia documental se refiere al proceso de análisis, categorización, almacenamiento y protección de documentos, los cuales sustentan las operaciones cotidianas de las empresas.
Su objetivo principal es garantizar la integridad y valor probatorio de los documentos de valor, mientras se garantiza el acceso inmediato a la información.
Dada la creciente digitalización de las empresas y del mercado en general -en donde diariamente se gestionan enormes volúmenes de datos-, la documentación en papel ha quedado atrás, dando paso a modernos sistemas que permiten resguardar archivos electrónicos con facilidad.
¿Cuál es la importancia de la custodia de documentos?
Los documentos contienen información de valor para las empresas y son claves para la gestión de las diferentes áreas de negocio.
Contratos, estados financieros, escrituras de constitución, soportes contables, documentos tributarios electrónicos (DTE) y actas -entre otros- forman parte de los flujos documentales que, a diario, soportan la toma de decisiones, permiten evaluar estrategias, realizar auditorías y sustentar otros tantos procesos.
Por ejemplo, la información contable permite validar la posición económica de la empresa, acceder a inversionistas y respaldar las operaciones tributarias. Mientras que los contratos dan fe de la historia comercial del negocio y su cumplimiento, mientras constituyen una prueba legal ante cualquier proceso judicial.
Al respecto, un sistema de gestión documental garantiza la integridad de esta data, evitando pérdidas o vulneraciones. Todo, gracias a protocolos de seguridad avanzados, pues el servicio es prestado por proveedores especializados en el área, como e-certchile.
Gracias a un sistema de gestión y custodia de documentos, las empresas pueden no solo potenciar sus estrategias de digitalización, sino también obtener beneficios como:
Agilizar procesos administrativos
El servicio de custodia de documentos ofrece funciones de categorización basada en diferentes parámetros, búsqueda y gestión avanzada, lo cual significa que puedes acceder a la documentación fácilmente en cualquier momento.
En la práctica, este beneficio se traduce en una mejora a la toma de decisiones, así como en mayor productividad en los procesos dependientes de los flujos documentales, pues los colaboradores no pierden tiempo buscando archivos específicos entre grandes pilas de información.
Por ejemplo, cifras recopiladas por Finances Online, señalan que 40% de los tomadores de decisiones de TI relacionaron los procesos de documentos digitales con una mayor satisfacción del cliente y productividad de los colaboradores.
Reducción de costos de gestión documental
Para categorizar y almacenar de forma segura documentos en papel, es necesario destinar recursos a instalaciones físicas, además de los costos que supone la propia impresión.
Sin embargo, una plataforma de custodia y gestión documental te permite optimizar estos costos, pagando solo por lo que realmente necesitas, fortaleciendo la estructura de costos.
No tienes que gastar dinero en espacios físicos para almacenamiento o servidores web, ni dedicar recursos humanos a la categorización, indexación y gestión general de los documentos. Ahorro importante en custodia documental que mejorará los resultados del negocio.
e-certchile: gestión documental avanzada
Entendiendo las necesidades del entorno empresarial, e-certchile ofrece el servicio de custodia digital a compañías de diferentes industrias, incrementando la seguridad de la información y mejorando los flujos de trabajo propios de una empresa digital.
Además de garantizar mayor organización y control de los documentos, puedes integrar la plataforma a otros servicios de empresa digital, como firma electrónica, verificación de identidad y gestor documental, potenciando la seguridad y acceso a la información de valor.
