El teletrabajo ha sido clave para que muchas organizaciones mantengan la continuidad operativa en medio de la crisis sanitaria, y según un estudio de la consultora Randstad, 75% de ellas lo mantendrá pospandemia. Para garantizar seguridad de los documentos y flujos de trabajo a distancia, es indispensable contar con una solución de custodia digital.
En un contexto marcado por los procesos a distancia y el teletrabajo, la gestión de los documentos ha migrado a la nube, incrementando la movilidad y el dinamismo de las operaciones. Sin embargo, esto también implica orientar esfuerzos hacia la seguridad de la información en el entorno digital.
¿Qué es la custodia digital?
Básicamente, se trata de soluciones que permiten a las empresas almacenar de forma segura todos sus archivos. Además, aquellos que se encuentren en formato físico pueden ser digitalizados y categorizados para una mejor gestión de los documentos.
De este modo, las organizaciones pueden mantener segura su información de valor, garantizando la integridad, permanencia y valor probatorio de los archivos.
En la misma línea, las soluciones más completas del mercado cuentan con un sistema de búsqueda avanzado, facilitando el acceso a datos o archivos específicos, lo que deriva en una mejor organización y control de la información almacenada.
Ventajas de la custodia digital
e-certchile, compañía con más de 19 años en el mercado de la certificación electrónica, ofrece su solución de Custodia Digital, altamente robusta e intuitiva, y capaz de responder a los requerimientos de empresas de diversos sectores, como financiero, asegurador, retail, educativo y salud, entre otros.
Algunos de los beneficios de implementar la solución de custodia digital de e-certchile son:
1. Ahorro de almacenamiento
Los documentos en físicos ocupan mucho espacio, por lo que las empresas en ocasiones deben invertir en almacenamiento de archivos. Sin embargo, con la digitalización de la información, este costo se elimina, ya que se trata de sistemas en la nube que no requieren de infraestructura especial.
2. Mejora la seguridad
La gestión de documentos confidenciales requiere de un sistema de seguridad robusto. La plataforma de e-certchile cuenta con los más altos estándares de seguridad, garantizando la integridad de la data.
3. Facilita la búsqueda de archivos
Olvídate de las tediosas búsquedas en largos pasillos llenos de carpetas y archivos. A través de Custodia Digital puedes acceder a tus documentos en cualquier momento y desde donde estés.
Importancia de la firma electrónica en la custodia digital
Al integrar la Firma Electrónica Empresas en la custodia digital de documentos es posible obtener importantes beneficios, especialmente si se complementa con un Gestor Documental.
Por ejemplo, su integración en los procesos internos y sistemas informáticos abre paso a la optimización del trabajo, el tiempo y los costos, puesto que simplifica los trámites presenciales y disminuye los errores. Además, se reducen los gastos relacionados con la compra de papel e impresoras, entre otros materiales.
En esta misma línea, permite agilizar la firma de contratos y gestión de documentos legales, comerciales o mercantiles de forma transparente y desde cualquier lugar.
Gracias a la unión de firma electrónica empresas y custodia digital, las organizaciones pueden incrementar la seguridad en lo que a gestión de documentos respecta, optimizando los procesos y mejorando sus flujos de trabajo.
Al respecto, las soluciones de Empresa Digital de e-certchile son claves para que las organizaciones puedan adaptarse a las nuevas condiciones del mercado, e incrementar su competitividad gracias a herramientas de vanguardia.
