La digitalización de documentos es una de las principales medidas que puedes implementar en tu empresa para alcanzar un mejor rendimiento, ya que permite optimizar el almacenamiento, gestión y rastreo de información.
Por esta razón, resulta clave saber cómo ejecutar este proceso.
6 pasos claves para la digitalización de documentos en tu negocio
La pandemia puso de manifiesto la importancia de la digitalización empresarial para responder eficazmente a las nuevas necesidades del mercado. Por ejemplo, el 88% de las pymes en Chile aseguró que la crisis sanitaria impulsó su apuesta por la tecnología.
En esta línea, ante la relevancia de muchos documentos en el funcionamiento diario de tu empresa, como contratos laborales, órdenes de compra y liquidaciones de sueldo, su digitalización representa una valiosa ayuda para optimizar su administración, lo que supone implementar una gestión documental.
Este sistema permite almacenar, gestionar y rastrear todos los documentos electrónicos, agilizando el flujo de información para facilitar el desarrollo de las diferentes actividades y operaciones de tu organización. De este modo, se requiere la transformación de tus contratos y certificados en formato físico a archivos digitales.
A continuación, se detallan los principales pasos para digitalizar los documentos de tu empresa:
1. Contratar software de digitalización
En primer lugar, debes definir el proveedor que te prestará el servicio para digitalizar tus documentos.
Así, es indispensable apostar por una empresa con experiencia y alta reputación en este ámbito, con el fin de garantizar una óptima gestión de tu información.
2. Definir documentos a digitalizar
Ante la gran cantidad de documentos que se suelen procesar en una organización, se debe definir cuáles pasarán a formato digital para una gestión documental, y cuáles se conservarán en papel, ya sea que se trate de documentación de carácter legal, comercial o administrativo.
3. Estructuración de la información
Resulta poco útil digitalizar tus documentos si estos no están bien organizados. Por ende, es necesario clasificar la información en función de su contenido y relevancia.
En este apartado, es recomendable que cada uno de los departamentos de tu empresa participe en esta tarea para una adecuada clasificación.
4. Escaneo de documentos
Posteriormente, viene el proceso de escaneo de cada uno los documentos que pasarán a formato digital. En caso de que sea demasiada la información que se requiera escanear, tu negocio puede apoyarse en los servicios de alguna empresa especializada en esta tarea.
5. Indexación
Para optimizar la gestión de documentos en el software del proveedor, estos deben ordenarse en base a una serie de reglas y criterios. De esta forma, la visualización y búsqueda de cualquier archivo o certificado resultará mucho más fácil y rápido.
6. Puesta en marcha
Finalmente, es necesario definir contraseñas de acceso y los colaboradores de tu empresa autorizados para ingresar a la plataforma del gestor documental.
Estos son los principales pasos del proceso de digitalización de documentos. Así, obtendrás diferentes beneficios para tu empresa, como agilidad en las operaciones, orden y respaldo de la documentación, menor gasto en la compra de papel, mayor capacidad de almacenamiento y acceso a la información desde múltiples dispositivos.
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En la actualidad, la digitalización empresarial es un aspecto clave para conseguir mejores resultados en el mercado, por lo que es imprescindible que tu negocio se sume a esta tendencia.
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