Gracias a la Firma Electrónica Simple (FES), hoy es posible realizar diversos trámites a distancia de manera segura y confiable, algo de especial relevancia considerando la importancia de mantener el distanciamiento social para evitar la propagación del COVID-19.
El también llamado certificado digital permite a las personas firmar diversos documentos y cifrar el contenido para que solo el destinatario tenga acceso.
Pero ¿qué es una Firma Electrónica Simple?
Básicamente, se trata de una solución digital no certificada -a diferencia de la Firma Electrónica Avanzada (FEA)- Gracias a la cual es posible realizar gestiones como:
- Firmar Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), como facturas y guías de despacho electrónicas.
- Facturar en el sistema del Servicio de Impuestos Internos (SII).
- Firmar diversos documentos laborales, desde contratos hasta finiquitos.
- Firmar promesas de compraventa y contratos de arrendamiento de inmuebles.
Documentos compatibles con la firma electrónica simple
Gracias a la digitalización de documentos, las empresas hoy pueden optimizar tiempo y recursos en sus operaciones cotidianas, agilizando los procesos y facilitando el acceso a datos específicos con solo algunos clics.
Por esta razón, es importante aprender cómo integrar la firma electrónica simple en tres formatos documentales diferentes:
1. Archivos PDF
Para insertar una FES en un documento en formato PDF debes:
- Abrir el documento y, en la barra de herramientas, pinchar en Certificados.
- Hacer clic en Firmar digitalmente y realizar un rectángulo en el área del documento reservada para la firma.
- Seleccionar tu firma digital y el botón continuar.
- Finalmente, solo resta guardar el documento PDF e ingresar la contraseña del certificado digital para terminar el proceso.
2. Microsoft Office
Para incluir una firma en documentos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, debes seguir el siguiente paso a paso:
- Abre el documento (y haz clic en Guardar. De otro modo, no podrás hacer el proceso).
- Haz clic en la pestaña Información -en el menú Archivo-, luego pincha en Proteger documento > Agregar una firma digital.
- En este momento se despliega una ventana para seleccionar el certificado digital. Por último, ingresa la clave de tu firma electrónica. La aparición de un distintivo comprueba que el documento ha sido firmado con éxito.
Microsoft Outlook
Para llevar a cabo la firma de documentos online en Microsoft Outloook, debes:
- Hacer click en Archivo > Opciones > Centro de Confianza.
- A continuación, accede a Configuración del Centro de Confianza > Enviar mensaje firmado de texto no cifrado al enviar mensajes firmados.
- Luego, pincha en Configuración > Elegir y selecciona el certificado.
- Para terminar, incorpora tu firma con la pestaña Opciones en un nuevo mensaje de correo. Es posible confirmar que el documento fue firmado por el distintivo o escarapela.
Y para que no queden dudas, en este video podrás revisar con detalle cómo firmar con FES los distintos tipos de documentos:
Beneficios de la Firma Electrónica Simple
Gracias a la FES, las empresas pueden obtener importantes beneficios, como:
- Disminución del uso del papel. La digitalización de documentos reduce los costos derivados de almacenamiento, impresión y envío. Además, al prescindir de papel es posible disminuir el impacto medioambiental del negocio.
- Procesos más eficientes. Ya sea que se trate de contratos con clientes o proveedores, la firma de documentos online es indispensable para incrementar la eficiencia en los procesos cotidianos.
- Mayor transparencia. Puesto que la FES se obtiene con empresas debidamente certificadas, los documentos firmados con ésta otorgan mayor seguridad a las partes involucradas, aumentando la transparencia en las operaciones.
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