En líneas generales, la gestión de los documentos empresariales hace referencia al conjunto de tecnologías, prácticas y lineamientos técnicos utilizados para administrar todo el ciclo de vida de la documentación recibida y creada en una empresa. Todo, en el marco de la racionalización del presupuesto.
Debido a los altos flujos de información, lo anterior es cada vez más importante para las empresas, que necesitan optimizar sus procesos y garantizar la integridad de la documentación. Sin embargo, gracias al desarrollo tecnológico, hoy puedes usar un sistema de gestión documental cuyos objetivos principales son:
- Centralización y digitalización de documentos para garantizar la organización y el control de toda la documentación.
- Acceso remoto a la documentación desde cualquier lugar.
- Custodiar inteligentemente los archivos.
- Simplificar y automatizar los procesos de gestión documental.
Una óptima gestión de los documentos garantiza la disponibilidad, inmediatez y acceso permanente y fluido a la documentación, mientras la resguarda con excelentes protocolos de ciberseguridad.
Beneficios de usar un sistema de gestión documental
Implementar un sistema de gestión documental le permite a tu empresa mantener altos estándares de calidad, lo que deriva en beneficios como:
- Reducción de costos (impresiones, infraestructura de almacenamiento, recursos humanos de archivo, etc.).
- Disminución de tiempos en la ejecución de procesos asociados a la gestión de los documentos. Se estima que los trabajadores dedican cerca del 50% de su tiempo a crear y preparar la documentación de la empresa, por lo que este tipo de sistemas son determinantes para incrementar la productividad del negocio.
- Incremento de la confianza de proveedores, clientes, socios y trabajadores, pues saben que la digitalización de documentos garantiza la integridad de la información.
- Mayor eficiencia en el uso de la información, lo cual deriva en una mejor toma de decisiones estratégicas.
- Prevención de duplicidades y errores humanos.
- Al final, todo esto deriva en excelentes posibilidades de potenciar el ROI, no solo en el área de la gestión documental, sino del negocio en general.
Adicionalmente, el software de gestión documental está vinculado con la firma electrónica para empresas, lo que permite a las organizaciones firmar online desde cualquier lugar de forma segura y con garantía de no repudio.
¿Cómo se vincula con la firma electrónica?
De poco sirve la de gestión de los documentos en un software si este no se encuentra asociado a una firma electrónica para empresas que te permita firmarlos de forma remota y digital, pues sería necesario imprimirlos y archivarlos en físico, eliminando por completo los beneficios citados líneas atrás.
De ahí que los mejores sistemas de gestión documental estén integrados a la tecnología de firma electrónica, para respaldarlos fehacientemente de forma fácil, rápida y segura.
e-certchile, empresa líder en el mercado de certificación electrónica, ofrece un Gestor Documental de vanguardia, que opera en la nube y tiene la capacidad de garantizar la integridad de los documentos y el respaldo de los mismos, sea con Firma Electrónica Avanzada (FEA) o con Firma Electrónica Simple (FES).
Con este sistema puedes gestionar eficientemente contratos, anexos, documentos tributarios, documentación de recursos humanos y todo lo que desees, por supuesto, acelerando la firma de los mismos.
Gracias a e-certchile, hoy puedes agilizar la transformación digital de tu empresa y mejorar los flujos de trabajo gracias a un sistema robusto, fácil de utilizar y 100% confiable.
