La firma digital para empresas o personas naturales es, en líneas generales, aquella que se usa para verificar la identidad del emisor y firmante de diferentes documentos electrónicos como contratos, mandatos de Pago Automático de Cuentas (PAC), documentos tributarios, seguros y recetas médicas, entre otros.
Sin duda, un excelente avance en materia de digitalización. Sin embargo, y pese a que su uso se incrementó considerablemente durante el 2020, aún hay personas que tienen dudas sobre la firma de documentos online. Ciertamente, vale la pena aclararlas.
La firma digital para empresas sí da validez legal a los documentos
La Ley 19.799 del 12 de abril de 2002, que regula la firma y documentos electrónicos, establece en su artículo 3 que “Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”.
Siendo así, la firma digital empresa o persona natural es totalmente válida, y dada su condición de “electrónica”, tiene características que la hacen más conveniente que la tradicional rúbrica de puño y letra.
Cabe señalar que existen diferentes tipos de firmas electrónicas. Una de ella es la firma electrónica avanzada (FEA), exigida por el artículo 4 de la Ley en mención para suscribir los documentos electrónicos con calidad de instrumento público.
Esta es, según la ley, “aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”.
En definitiva, se trata de una solución clave para incrementar la seguridad y agilizar los procesos en una sociedad cada vez más digitalizada.
¿Cuál es la diferencia con la física y por qué es necesaria la firma digital empresa?
En la firma manuscrita utilizas papel y colocas la rúbrica con tu puño y letra. En la firma digital, en cambio, usas un conjunto de datos electrónicos que, junto a mecanismos de validación de identidad, te permiten suscribir documentos digitales en diferentes formatos (PDF, Word, etc.) con total seguridad.
Por supuesto, con la firma digital no hay necesidad de la presencia física de las partes para suscribir los documentos. Además, el riesgo de falsificación es prácticamente nulo, a diferencia de la firma en lápiz y papel.
Históricamente, tanto empresas como personas naturales han utilizado firmas manuscritas. Pero con la validez legal de la firma electrónica es posible que su uso tienda a disminuir, especialmente porque el formato digital ofrece beneficios muy valiosos:
- Evita desplazamientos para firmar.
- Garantiza la seguridad de las transacciones.
- Disminuye los tiempos de tramitación de procesos administrativos.
- Reduce el uso del papel y de los costos asociados a ello, como impresión y archivo.
- Impulsa la competitividad de las organizaciones.
Cabe señalar que esta solución también te permite constituir sociedades en línea, mediante el Registro de Empresas y Sociedades (RES). En concreto, la FEA que funciona con eToken es la firma electrónica para empresa en un día. Este dispositivo criptográfico almacena los datos asociados a la generación de la firma, siendo necesario para utilizarla.
Por otro lado, vale la pena señalar que la firma de documentos online impulsa significativamente la transformación digital de las empresas, al permitirles digitalizar toda la documentación asociada a la gestión administrativa y operativa del negocio.
No olvides que al adquirir una firma electrónica -para empresa en un día o para suscribir todo tipo de documentos- debes apoyarte en una compañía con amplia trayectoria, como e-certchile, que tiene más de 19 años de experiencia en certificación electrónica y, además, cuenta con el respaldo de la Cámara de Comercio de Santiago (CCS).
