Aunque la campaña de vacunación lleva varias semanas, el aumento en los casos de contagio ha hecho necesario endurecer las medidas de aislamiento. Este escenario puede afectar a la gestión administrativa de las organizaciones -incluidas las instituciones educativas-, pues muchos de los procesos cotidianos suelen hacerse de manera presencial.
En ese sentido, las entidades educativas han tenido que adaptarse a las nuevas condiciones para dar continuidad a sus procesos administrativos, los cuales van desde renovar contratos de docentes hasta gestionar la matrícula de los alumnos. Todo, de manera remota.
Entonces, ¿cómo optimizar la gestión administrativa de las organizaciones educativas? La respuesta está en la firma electrónica, una solución clave en lo que a digitalización y gestión de documentos respecta.
Pero ¿qué es la digitalización de documentos?
Básicamente, consiste en traspasar documentos y archivos que estaban en papel, al formato digital. Esto se realiza mediante un sistema de gestión documental cuyo objetivo es almacenar toda esa información en un solo lugar.
Digitalización de documentos en el ámbito educativo
Así como muchas otras organizaciones, las entidades ligadas al sector educación realizan diversos procesos administrativos que son indispensables para el cotidiano operacional, como la gestión de matrículas, contrataciones, finiquitos, liquidaciones de sueldo, etc.
Las ventajas de la digitalización de documentos integrando la firma digital son diversas, y entre las principales vale la pena destacar las siguientes:
Simplifica los procesos para estudiantes y personal docente
Digitalizar los documentos evitará que tengas que movilizarte de tu casa para, por ejemplo, matricularte en la carrera que deseas.
Gracias a la integración de la firma electrónica, las entidades educativas pueden brindar la posibilidad a su comunidad de realizar este tipo de procesos a distancia, evitando aglomeraciones y agilizando al máximo los trámites.
Eficiencia en los procesos de gestión de contratos
Este tipo de documentos suelen tener un proceso lento, ya que si hay un error de firma se devuelven los documentos. Cuando se implementa un método digital se evitan los retrasos, se reducen los errores y se agiliza la celebración del acuerdo.
Del mismo modo ocurre con los pagarés, finiquitos y pagos de sueldos. Con los procesos digitales se automatizan distintas etapas y se eliminan las que son repetitivas y ralentizan la eficiencia de entrega.
Reducción de costos
Al digitalizar los documentos se obtienen un ahorro de papel y se evita el consumo de tinta. Del mismo modo, se reduce el mantenimiento de las impresoras, suministros de oficinas y pagos por envíos.
Estas son algunas de las principales ventajas de la digitalización de documentos para la gestión administrativa de las entidades educativas, las cuales obtienen mayor agilidad, transparencia y confianza en los procesos a distancia, mejorando la experiencia de sus clientes.
e-certchile: tu aliado para optimizar la gestión administrativa en el ámbito educativo
Entendiendo las necesidades del sector, e-certchile cuenta con la solución Integración de Servicios de Firma, la cual permite a las entidades educativas incorporar en sus plataformas digitales la firma digital, gracias a la cual es posible gestionar a distancia matrículas, pagarés, finiquitos, liquidaciones de sueldo y contratos en general.
Así, los usuarios -tanto trabajadores como estudiantes y apoderados- no tendrán que recurrir a otras plataformas para poder firmar a distancia los documentos necesarios para continuar con los procesos administrativos correspondientes a su situación.
Con e-certchile, el sector educación cuenta con soluciones indispensables para mantener la continuidad operativa en un contexto como el actual, simplificando los procesos a distancia al tiempo que se incrementa la agilidad y la seguridad.
En un escenario en el que es necesario mantener el distanciamiento social, la solución de Integración de Servicios de Firma permite a las entidades optimizar sus procesos a distancia gracias a la gestión documental, beneficiando tanto a las casas educativas como a su comunidad.
