La gestión documental representa una excelente solución si tu empresa busca optimizar el rendimiento de sus operaciones, ya que este sistema implica almacenar, gestionar y rastrear los documentos electrónicos de un negocio para un mejor flujo de la información.
Importancia de la gestión documental
Hoy en día, las empresas otorgan gran valor a la optimización de procesos mediante la implementación de soluciones tecnológicas que les permitan mejorar sus índices de eficiencia y productividad.
Como muestra, según datos del Ministerio de Economía, en Chile el 70% de las pymes se ha incorporado al mundo de la digitalización.
En esta línea, la gestión documental se presenta como una valiosa alternativa para tu negocio. Este sistema permite gestionar de manera centralizada todos los documentos y certificados electrónicos que se procesan en tu organización como órdenes de compra, liquidaciones de sueldo o contratos con proveedores.
De este modo, a través del uso de un gestor documental, la digitalización de documentos cobra mucho mayor valor, al optimizar su almacenamiento y gestión, facilitando el acceso a datos y archivos que puedan requerir tus colaboradores en cualquier momento.
Principales características de un gestor documental
Esta herramienta permite la creación y administración de documentos electrónicos, promoviendo la optimización de procesos en tu empresa al mejorar el flujo de información.
Entre sus principales características destacan:
- Permite el control de documentos desde diferentes perfiles, es decir, colaboradores de distintas áreas pueden trabajar con esta solución.
- Integra la firma electrónica para certificar de manera remota diferentes contratos y certificados.
- Gestión centralizada de la información, permitiendo almacenar en una única plataforma todos los documentos de tu negocio.
- Administración y almacenamiento estructurado de la información, con búsqueda inteligente para un rastreo más rápido.
4 beneficios de la gestión documental en tu organización
Entre las ventajas que ofrece la gestión documental a una organización destacan:
1. Conservación y seguridad de los documentos
Guardar tu información en formato físico representa un gran riesgo si piensas en todas las circunstancias que pueden afectar su contenido. Desde eventos menores como el extravío o deterioro de un documento hasta incidentes más graves como un incendio o el robo de archivadores y carpetas.
2. Ahorro de tiempo
¿Puede haber algo más tedioso que buscar un documento específico entre innumerables papeles y carpetas? Gracias a la gestión documental, tus colaboradores se pueden librar de esta tarea, ya que este sistema optimiza el almacenamiento de información, permitiendo rastrear en escasos segundos cualquier archivo o contrato.
3. Reducción de costes y protección del entorno
El uso de un gestor documental implica disminuir costos en la compra de resmas de papel, tintas e impresoras, generando valiosos ahorros para tu organización. Además, al apostar por la digitalización de documentos, podrás reducir los residuos de papel de tu empresa, ayudando a proteger el medio ambiente.
4. Mayor espacio
Finalmente, al funcionar en línea, la gestión documental facilita una mayor capacidad de almacenamiento, sin verte en la obligación de eliminar archivos de tus computadores con el fin de generar más espacio. Así, este sistema representa una solución escalable para tu organización.
Gestor Documental DocuWare de ecert: optimiza el funcionamiento de tu negocio
Como puedes ver, son diversos los beneficios que ofrece la gestión documental a una empresa. Por esta razón, industrias de todo tipo como la banca, el retail, seguros, salud y educación hacen uso de este sistema.
Si deseas implementar esta solución en tu negocio, ecert, destacada empresa de certificación, dispone de su gestor documental DocuWare, herramienta que te ayudará a automatizar tus procesos, reduciendo costos y alcanzando mayor rapidez y eficiencia.
