Desde hace algunos años, y especialmente a raíz de la crisis sanitaria, las organizaciones han comprendido la importancia de optimizar sus procesos, algo en lo que la digitalización de documentos constituye uno de los aspectos claves para elevar el rendimiento y, con ello, ofrecer una mejor experiencia a sus clientes.
Pero ¿qué es la digitalización de documentos?
Básicamente, consiste en dejar atrás el formato físico -es decir, el papel- para gestionar todos los documentos y archivos de manera digital, pudiendo guardarlos en un computador, servidor o nube.
La digitalización de documentos obedece, principalmente, a dos motivos:
- Proteger la información. Cuando las organizaciones gestionan sus documentos en formato físico existe el riesgo de pérdida o daño, afectando sus procesos y, lo que es peor, la relación con sus clientes o proveedores. En cambio, la digitalización permite resguardar la integridad de la data, garantizando que su disponibilidad en el momento que sea necesario.
- Accesibilidad. Al digitalizar sus documentos las empresas pueden acceder a elementos o datos específicos con solo algunos clics, lo que se traduce en procesos más ágiles y la posibilidad de tomar decisiones con base en información de valor en todo momento.
- Movilidad. Las oportunidades de negocio pueden surgir en cualquier momento. Gracias a la digitalización de documentos las organizaciones pueden gestionar sus flujos de trabajo desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, otorgando mayor dinamismo a las operaciones cotidianas.
Gracias a una correcta gestión documental, las organizaciones pueden adaptar sus procesos a las tendencias actuales del mercado, generando una importante ventaja competitiva y, lo que es más importante, ofreciendo una mejor experiencia a sus clientes.
Beneficios asociados a una óptima gestión documental
Al administrar los archivos y documentos en forma digital, las empresas obtienen importantes beneficios, como los siguientes:
Respaldo y seguridad de la información
Solo durante el año pasado, en el país se registraron 2.300 millones de intentos de ciberataques, los cuales buscan explotar las debilidades de las organizaciones en materia de seguridad digital.
Emplear una solución de Custodia Digital es indispensables para que las organizaciones puedan proteger información de valor tanto interna como de sus clientes. De esta manera, en caso de que algún intento de vulneración logre su cometido, esos documentos sensibles estarán fuera del alcance de terceros.
Además, esta solución permite proteger los documentos en caso de pérdida o daño de los dispositivos en los que normalmente suelen alojarse, siendo determinante para resguardar todo tipo de documentos.
Acceso rápido a todo tipo de documentos
Especialmente en un escenario como el actual, en el que el trabajo remoto se ha consolidado como el principal esquema laboral, organizar los flujos documentales y tener rápido acceso a la data ha sido uno de los grandes desafíos del entorno empresarial.
Aquí, el Gestor Documental constituye una solución indispensable para que las organizaciones puedan automatizar los flujos de documentos.
Además permite definir roles y permisos a diferentes perfiles de usuario, crear documentos e integrar la firma electrónica para empresas en sus plataformas internas, con lo que es posible firmar a distancia -de forma rápida y segura- contratos con clientes y proveedores, liquidaciones de sueldo, vacaciones, etc.
Optimización de costos
Gracias a todo lo anterior, es posible reducir costos por conceptos como papel, tinta, archivadores, bodegas y todos los servicios asociados a la gestión de documentos en formato físico.
e-certchile: comprometidos con la digitalización empresarial
La digitalización de documentos es indispensable para aumentar la eficiencia y la seguridad de la información. Además, gracias a la integración de la firma electrónica para empresas, es posible gestionar contratos a distancia de manera segura y ágil, garantizando la identidad del firmante.
Con e-certchile podrás acceder a un completo catálogo de servicios enfocados en la digitalización de documentos y procesos, para que tu negocio pueda enfrentar correctamente los desafíos de un mercado cada vez más competitivo y digital.
