Hoy en día, son muchos los trámites que se pueden realizar en línea con un Certificado Digital o una Firma Electrónica. Sin embargo, el mecanismo que debes usar dependerá del procedimiento y el grado de vinculación legal que necesitas acreditar.
Ya que no todos los trámites admiten certificados digitales, es fundamental conocer las diferencias técnicas y legales entre ambos tipos de firmas, para que así sepas en qué situaciones usar cada una.
A continuación, encontrarás lo que debes tener en cuenta.
Diferencias entre el Certificado Digital y la Firma Electrónica
Las firmas electrónicas y los certificados digitales son medios de autenticación que permiten sustituir la firma física, favoreciendo trámites más eficientes en el ámbito público y privado.
En este punto, se puede decir que ambas son un tipo de firma digital. Ahora bien, la diferencia está en su validez legal, niveles de seguridad y casos de uso:
Validez legal
Un Certificado Digital es un documento que establece la identidad de una persona en el entorno electrónico. Funciona como una cédula de identidad virtual, y sirve para comprobar la identidad del sujeto.
En cambio, una firma electrónica es un conjunto de datos construido a partir del certificado de un individuo. Se caracteriza porque proporciona un nivel de seguridad mayor y permite verificar con absoluta certeza quién es el firmante de un documento, imposibilitando que este niegue su vinculación a un trámite.
Por esta razón, las firmas electrónicas pueden usarse para suscribir un documento tributario electrónico o documentos públicos con plena validez legal. De hecho, este es el mecanismo que debes usar para realizar los trámites que normalmente harías de forma presencial ante un notario.
Seguridad
De conformidad con la ley, las firmas electrónicas se deben crear usando medios que sean de exclusivo control de su propietario. Por esta razón, este tipo de firmas pueden venir asociadas a un token, que es un dispositivo físico necesario para hacer uso de la firma en el entorno virtual. De este modo, se garantiza que la persona que está usando la firma es, en efecto, su propietario.
Los certificados digitales no cuentan con estas capas de seguridad extra, razón por la cual no se pueden utilizar para aquellos trámites de mayor gravedad legal.
Casos de uso
Finalmente, cada tipo de firma digital tiene opciones de uso muy diferentes. Las firmas electrónicas se pueden utilizar para suscribir documentos laborales, financieros, administrativos o legales, como:
- Contratos de trabajo.
- Actas de constitución de empresas.
- Contratos de compraventa.
- Póliza de seguros.
- Pago automático de cuentas (PAC).
- Facturas de pagos y cobros.
- Mandatos judiciales.
- Poderes simples.
- Declaraciones juradas.
En cuanto a los certificados simples, su principal caso de uso ingresar a sistemas de facturación, ya sea para suscribir un documento tributario electrónico o hacer modificaciones. Por ejemplo, en la plataforma del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Teniendo en cuenta las aplicaciones de la firma digital en general, no hay duda de que todas las empresas pueden ahorrar costes y aumentar la eficiencia al firmar documentos electrónicamente como parte de sus operaciones diarias.
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