Las áreas de RR.HH. suelen gestionar una gran cantidad de documentos, muchos de los cuales requieren ser validados o firmados a distancia. Aquí, la Firma Digital representa una solución de suma importancia para la seguridad y agilidad de los flujos documentales.
La utilidad de la Firma Electrónica en las empresas
La Firma Electrónica es una solución digital que se enmarca en la Ley N.° 19.799, la cual permite la certificación remota de diferentes tipos de documentos, teniendo la misma legitimidad que su equivalente manual.
Es importante destacar que la pandemia fue clave para impulsar su uso, ante la imposibilidad de celebrar contratos de forma presencial producto de las restricciones sanitarias.
Por ejemplo, en el segundo cuatrimestre del 2020, el uso de esta alternativa experimentó un crecimiento superior al 600%.
Hoy, son miles las empresas que disfrutan de los beneficios que ofrece la Firma Digital para diversas operaciones, desde ventas hasta gestión de personal, facilitando los flujos de trabajo.
Principales beneficios del uso de la Firma Digital en RR.HH.
Esta área gestiona la información de los trabajadores de una organización, por tanto, opera con una gran cantidad de documentos, como contratos de trabajo, nóminas, planillas de sueldo, permisos de vacaciones y licencias, entre muchos otros.
En este aspecto, los líderes de Recursos Humanos coinciden en la importancia de hacer uso de herramientas tecnológicas para elevar el desempeño de este departamento: de acuerdo con un estudio de McKinsey, 95% de los directivos de RR. HH. considera que la digitalización representa una gran ayuda en este propósito.
De esta manera, la Firma Electrónica constituye una herramienta de gran ayuda para optimizar la firma de distintos documentos, entre los que destacan:
- Contratos laborales.
- Finiquitos de trabajadores.
- Liquidaciones de sueldo.
Debido a lo anterior, la firma electrónica en el área de Recursos Humanos deriva en beneficios como:
1. Optimización del tiempo
La certificación electrónica no requiere de encuentros presenciales que impliquen traslados, o que un colaborador deba ausentarse para firmar un documento.
Así, por ejemplo, se puede reducir a minutos la firma de un contrato laboral con un nuevo trabajador, optimizando los procesos de reclutamiento. Asimismo, los colaboradores de RR.HH. tienen más tiempo para centrarse en otras labores.
2. Simplificación y respaldo de la información
La Firma Digital es clave para eliminar el formato físico de la gestión documental en el área de Recursos Humanos, pues se vale de plataforma en línea para guardar esta información.
Así, y como beneficio colateral, es posible evitar riesgos asociados al daño o pérdida de papeles, además de agilizar la búsqueda de archivos específicos.
3. Responder a las necesidades del trabajo remoto
Un reciente estudio reveló que 72% de las organizaciones en Chile planea mantener algún grado de teletrabajo pospandemia, escenario en el que los procesos digitales son el estándar.
En este contexto, la Firma Electrónica es fundamental para la certificación de documentos a distancia, facilitando las labores colaborativas y los flujos de trabajo en general.
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