Con el distanciamiento social implementado como medida para combatir la pandemia de COVID-19, las empresas han debido adaptarse a las nuevas condiciones del entorno productivo adoptando soluciones que permitan mantener la continuidad operativa, como el certificado digital. En ese sentido, ¿cómo hacer una firma electrónica? Averígualo, a continuación.
La digitalización representa uno de los pilares en el éxito de toda empresa, especialmente en momentos de crisis: ante la imposibilidad de realizar presencialmente diversos trámites, es indispensable apoyarse en soluciones que permitan gestionarlos de forma digital. En ese sentido, saber cómo firmar digitalmente un documento es clave para que las organizaciones puedan agilizar sus operaciones.
¿Cómo firmar documentos con firma electrónica?
Además de permitir gestiones en el portal de facturación electrónica del Servicio de Impuestos Internos, el también llamado certificado digital facilita el manejo de diversos documentos laborales electrónicos, dando fe de su vigencia y autoría para fines legales y administrativos.
Ahora bien, ¿qué documentos laborales electrónicos se pueden gestionar con una firma electrónica? Entre los principales, se cuentan:
- Contratos de trabajo.
- Anexos de horas extras.
- Comprobantes de feriados proporcionales y de descuento de remuneraciones.
- Amonestaciones escritas.
- Reglamento interno de una entidad.
La única excepción a lo anterior lo constituyen los documentos con carácter de instrumento público, los cuales precisan la gestión de una firma electrónica avanzada.
¿Cómo puedo firmar un documento electrónicamente?
Ya entrando de lleno en la materia, ¿sabes cómo firmar documentos con firma electrónica? Lo primero es contar con un certificado digital, es decir, el carnet de identidad virtual de la persona que firmará.
¿Lo tienes? Ahora veamos cómo firmar digitalmente un documento en archivos Word y Excel, los formatos más populares en lo que a documentos laborales respecta:
- Abre el documento y pon el cursor en el lugar en el que quieres incluir la firma.
- Haz clic en la opción Insertar > Línea de firma > Línea de firma de Microsoft Office.
- Completa los requerimientos de configuración de la firma.
- Se añadirá al documento una línea de firma. Haz clic derecho sobre este elemento y selecciona Firma.
- Añade tu certificado digital.
Si te preguntabas “¿cómo puedo firmar un documento electrónicamente?”, ya conoces la respuesta. Gracias a esta herramienta es posible optimizar las operaciones de una empresa y abaratar costos, pues no será necesario el almacenamiento físico ni la impresión en papel. Además, brinda:
- Autenticidad, garantizando la identidad del autor del documento.
- Integridad, brindando certeza de que el contenido de un documento no ha sido modificado desde que se añadió la firma digital.
- Certificación, pues las firmas digitales están respaldadas por empresas especialistas en la materia.
La firma electrónica es una solución ideal para agilizar los procesos laborales, como firma de contratos o la entrega de comprobantes de vacaciones. Sin embargo, la clave está en apoyarse en una compañía proveedora con trayectoria y capaz de brindar asistencia técnica oportuna.
En e-certchile encontrarás la firma electrónica que tu empresa necesita, ya sea para gestionar documentos laborales, para gestionar Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) o para lo que requieras. Además, podrás optar por el plan que mejor se adapte a los requerimientos de tu negocio, optimizando tus recursos mientras te apoyas en una solución tan robusta como fácil de utilizar.
Ahora que sabes cómo hacer una firma electrónica para los documentos de tu negocio, evalúa qué otras áreas puedes optimizar con procesos de digitalización y pronto sentirás los beneficios de estar a la vanguardia en las tendencias empresariales.
