El uso de la firma electrónica avanzada (FEA), que permite reemplazar la firma a puño y letra, está regulado por la Ley 19.799 y, especialmente en un contexto de distanciamiento social como el actual, ha puesto en evidencia los beneficios de la digitalización, los cuales implican mayor dinamismo en las operaciones, mayor orden y más seguridad.
Según Lorena Donoso, abogada experta en Derecho Digital, la "Firma Electrónica Avanzada, tiene una importancia muy crítica desde el punto de vista de la ciberseguridad y la seguridad es la base de la economía digital. Cuando uno tiene certeza de que los actos jurídicos han sido válidamente constituidos, da más tranquilidad a todos los negocios futuros y al ciclo de vida contractual. En este tipo de instancia lo importante es evangelizar a la gente para que sepa que tiene esta herramienta y que la puedan utilizar para los efectos de poder dar mayor impulso a la economía digital”.
En ese sentido, la firma electrónica representa un importante avance hacia la digitalización de las empresas, un proceso que genera ventajas como:
- Incrementa la agilidad y el dinamismo en los procesos.
- Brinda mayor orden en la gestión de documentos y archivos.
- Disminuye errores gracias a la utilización de herramientas especializadas.
- Aumenta la seguridad en torno a la gestión de información de valor, tanto propia como de terceros (clientes o proveedores).
- Permite realizar procesos a distancia, dejando atrás los trámites presenciales.
Beneficios de la firma electrónica
La firma electrónica avanzada ha permitido a diversas organizaciones digitalizar sus procesos de la mano de una herramienta segura y confiable, generando importantes beneficios para las empresas:
1. Alto nivel de seguridad
Entre las ventajas de la digitalización asociadas al uso de la firma electrónica, este punto es uno de los más importantes, ya que permite a las empresas operar con tranquilidad al utilizar la FEA.
Puesto que para obtenerla es necesaria una comprobación presencial de la identidad de la persona, uno de los grandes beneficios de la firma electrónica avanzada es que permite tener certeza de que el firmante es, efectivamente, quién dice ser.
Luego de la comprobación presencial la persona recibe un e-token, dispositivo que contiene la firma electrónica avanzada y que incrementa aún más la seguridad en torno a su uso. Además, la FEA tiene una vigencia de uno a tres años, una vez se cumpla este periodo se puede renovar utilizando el mismo e-token, por lo que no es necesario adquirir uno cada vez que renueves tu licencia.
Sin embargo, actualmente existen soluciones de firma online que no requieren de validación presencial (respetando el distanciamiento social implementado para combatir el COVID-19) y que ofrecen el mismo nivel de seguridad que la FEA tradicional. Al respecto, Edwin Armijo -gerente comercial y de marketing de e-Certchile- afirma que “en términos de seguridad, la firma electrónica reduce significativamente los riesgos de falsificación de firma o suplantación de identidad”.
2. Aceptada para múltiples trámites
La firma online tiene la misma validez de una firma a mano alzada frente a notario público, por eso es aceptada para diversas gestiones, entre las que se encuentran:
- Documentos electrónicos laborales.
- Declaraciones juradas.
- Contratos, como los de prestación de servicios, de confidencialidad, de suministros, de compraventa de bienes inmuebles, de distribución, de arrendamiento de bienes inmuebles, de comodato, de cuenta corriente y de factoring.
- Instrumentos públicos.
- Trámites relacionados con Tu empresa en un día.
- Control de accesos.
- Licencias y recetas electrónicas.
- Firmar mandatos generales, especiales y judiciales.
3. Optimiza tiempo y recursos
Otro de los beneficios de la digitalización asociados al uso de la firma electrónica es que, al poder realizar diversos trámites de forma online, permite optimizar el tiempo de forma considerable, evitando desplazamientos para gestionar presencialmente con terceros determinados documentos.
Además, evita tener que incurrir en gastos notariales -pues la FEA tiene la misma validez que la hecha por escrito- y disminuye el uso de papel, contribuyendo a la preservación del medio ambiente y evitando incurrir en gastos de almacenamiento.
Como ves, la firma electrónica avanzada constituye una herramienta indispensable para que las empresas puedan agilizar sus procesos, ofreciendo:
- Respaldo legal.
- Fácil acceso a la información y trazabilidad.
- Confianza en la documentación electrónica.
- Eficiencia en procesos.
- Impulso del comercio electrónico.
Para obtener todas las ventajas de la digitalización asociadas al uso de la firma electrónica avanzada, es indispensable apoyarte en empresas capaces de ofrecer una solución que se ajuste a los requerimientos de tu empresa. En e-certchile encontrarás la firma electrónica avanzada que tu negocio necesita, tanto en versión estándar con dispositivo e-token y también como firma electrónica avanzada online sin necesidad de validación presencial, para que puedas mantener la continuidad operativa de tu negocio y evitar trámites o traslados innecesarios.
